ESO – ONLINE, WEBOVÁ ÚČETNÍ A ODDÍLOVÁ

ESO – ONLINE, WEBOVÁ ÚČETNÍ A ODDÍLOVÁ AGENDA

Na školení hospodářů v Chaloupkách v roce 2015 jsme vám představili společně s Tomášem Hurtem (ČRDM a Asociace TOM) nový program ESO. Máme možnost, díky početnějším skupinám skautů a tomíků využít nabídky a být u vzniku a využívat online program pro účetní a oddílovou agendu za velice výhodných podmínek. Tento program byl vytvořen vyloženě pro dětské spolky, neziskové organizace, a proto obsahuje detaily, které práci při účtování oddílových financí, správu akcí či majetku nebo vypisování cestovních náhrad značně zjednoduší. V ESO online je možné účtovat podvojně i jednoduše, online podoba ESO je vhodná pro všechny typy oddílů či středisek a vřele ESO můžeme doporučit.

 

Věříme, že se vám bude ESO líbit a budete spokojeni. Je to však podnik nový, buďte prosím na začátku trochu trpěliví, kdyby se snad vyskytnul problém.

 

Současný stav programu ESO:

Chcete-li být prvními vlaštovkami, které se za LLM do systému zaregistrují, máte jedinečnou možnost ještě ESO ovlivnit a uživatelsky vylepšit. (Ovlivňování a vylepšování není podmínkou :-)). Ač je ESO odzkoušeno, zcela určitě v něm společně s ostatními nalezneme další možnosti, jak jej vylepšit, možná se objeví i drobné chybky. Rádi bychom Vás požádali o spolupráci a hlášení takových vylepšení či chyb. 

 

Navrhujeme proto, že v roce 2016 máte možnost ESO vyzkoušet a upravovat zcela zdarma. Pro aktivaci programu je potřeba zaplatit fakturu, ale pro letošní rok vám garantujeme mimořádnou dotaci 660,- Kč, která bude vyplacena společně s kmenovými dotacemi po předložení faktury od Skeletonu. 

 

Kolik vlastně nové ESO stojí?

Cena pro oddíly či střediska je stanovená na 660 Kč vč. daně ročně (pouze oddíly, které by účtovaly přes 1500 účetních položek, by hradily 1000 Kč - takové ale asi mezi námi nemáme). V ceně jsou obsaženy stálý systém helpdesku, zálohování dat, jistota správnosti účetní osnovy, možnost tisku účetních sestav, zaregistrování vícero uživatelů s různými právy do vašeho oddílu a mnoho dalšího. 

 

Jak se k novému ESO dostat?

Otevřete si https://eso.skeleton.cz. Mimo krátkého popisu programu ESO zde najdete i odkaz na registraci a posléze přihlášení do aplikace. Po registraci vám přijde automatický email, posléze faktura a po zaplacení bude ESO aktivováno. 

 

Pokud nyní používáte starý program, je možné importovat veškerá data do svého online účtu. Postup importu – po přihlášení najděte v levém menu „administrace jednotky“, dále „nastavení“ a zde již máte tlačítko pro import dat ze starého ESO. Stejně tak ale můžete přistoupit k ESO bez předchozí zkušenosti se starší verzí - budete mile překvapeni, jak praktické ESO umí být... 

 

V rámci programu bude možné provést synchronizaci data  z tomícké evidence (členi, oficiality oddílu, časem i majetek), ze skautISu i z registru - evidence woodcraftu. Se synchronizací ale prosím počítejte až v průběhu jara. Zuči pracuje co může.

 

 

Nyní k samotným modulům ESO.

1) Celkový přehled: jedná se o úvodní stránku, kterou si můžete přizpůsobit dle vaší volby. Lze si nechat nastálo na očích stav pokladny a účtu, oddílové oficiality, nejbližší akce, narozeniny a jiné události, novinky v ESO apod.

2) Členové: modul evidence (bude synchronní se spolkovou databází) členů obsahuje základní data osob včetně možnosti nahrávání příloh (přihláška, fotka aj.). Oproti starému ESO se liší například tím, že nově je vedoucí brán jako "příznak" osoby, není to vázáno na věkovou kategorii. 

3) Majetek: Karta majetku oddílu. V tento moment řádně funguje, v polovině února bude ale karta vylepšena (automatické provázání majetku s platbou, fakturou, možnost již při účtování platby rozhodnout, zda daná položka má být zařazena do majetku apod.). Nic to nemění na tom, že již nyní je karta majetku plně funkční.

4) Akce: možnost evidování akcí a událostí oddílu. K jednotlivým akcím lze v účetním deníku přiřazovat účetní položky. U akcí lze vyvolat rozpočet akce, dále je tu možnost vybírat členy z oddílu, přiřazovat přílohy aj. Tento modul se moc neliší od toho ve starém ESO.  

5) Kalendář: grafické znázornění akcí. I přes kalendář lez akce zakládat.

6) Cestovní náhrady: Modul obsahuje vozidla, smlouvy, cestovní příkazy a knihu jízd. Je možné zvolit k vyúčtování „oddílové auto“ a tím pádem nebýt nucen přiřazovat smlouvu. 

7) Jednoduché účetnictví: modul pro spolky, které vedou JÚ. I zde je připravena aktualizace, kdy přibude možnost tvorby a evidence faktur i v JÚ (polovina února), čeká nás také estetická změna jednotlivých účetních řad.

8) Podvojné účetnictví: kompletní modul, provázaný se všemi ostatními moduly. Samozřejmostí je účtování v pokladně, bance, možnost evidence faktur, interních dokladů, dotací. Vše lze přehledně tisknout v tiskových sestavách. Dostáváte-li bankovní výpisy v el. podobě, je možné tyto výpisy importovat. Veškeré doklady lze přiřazovat k akcím. Přímo při zakládání dokladu můžete zvolit volbu úhrady faktury či čerpání/příjem dotace. V nastavení PÚ můžete přidávat další analytické účty, nové pokladny či bankovní účty (v tomto případě budou automaticky předkontace zohledňovat výběr čísla pokladny či banky. Dále si můžete definovat vlastní předkontace, měnit stávající. Závěrku vyvoláte právě v tomto nastavení. Máte i možnost vybrat dodavatele / odběratele v jednotlivých účetních dokladech z řad členů oddílu. Prozatím není možné využívat FIO API, to bude takový příjemný bonus v následujících týdnech. 

9) Administrace jednotky: možnost vyplnit údaje o spolku, měnit číselníky a hlavně přidávat nové uživatele. Pro nové uživatele můžete zvolit vlastní práva – chcete, aby dotyčný viděl a měl právo zápisu jen u akcí, ale už nemohl nahlížet účetnictví? Není problém…

10) Helpdesk - "zaslat dotaz": cokoliv byste chtěli změnit, opravit, upravit… stačí kliknout na políčko helpdesku a vyplnit základní informace. Vše se odešle mj. mně na účet a začnu toto řešit.

11) Demo oddíl: Pokud ve svém okolí máte oddíl, středisko či jiný spolek, který by o ESO měl zájem, je možné si ESO prozkoumat v Demo oddílu. Na úvodní obrazovce zvolte možnost přihlásit se jako Demo oddíl a bez nutnosti platby budete mít přístup do obecného ESO.

 

 

CO STOJÍ ZA VYPÍCHNUTÍ

Prozatím k ESO není dodělána příručka. Tato bude vytvořena až po finálním skončení tvorby ESO. Přeci jen vylepšení přicházejí a přepisování příručky by tak bylo zbytečné. Zde bychom připomněli, že máte možnost přidávat do ESO uživatele a k nim přiřazovat určitá práva (tedy co daná osoba uvidí a bude moci editovat). Vy, jakožto admini, máte práva 100%, tedy vidíte vše. Dále připomenu, že cokoliv v ESO můžete tisknout a ukládat, a to v několika formátech - stačí po "tisku" kliknout na disketu. Je možné též měnit sloupce (přes pravé tlačítko a "výběr sloupců". Nyní se též připravuje nový modul, který nebyl ve starém ESO - bude sice na pořadu dne až v únoru, ale již nyní jej předestřu. Bude se jednat o modul "Členské příspěvky", v kterém půjde velmi lehce odškrtávat, kdo již členské příspěvky zaplatil, půjde nastavovat různé členské příspěvky pro různé skupiny osob (vedoucí, děti, ostatní apod.), půjde sledovat placení příspěvků v historii (a tedy vidět, kolik dotyčný dluží, pokud například již 2x příspěvky nezaplatil) apod. Pokud byste někdo z vás měl zájem se na tomto modulu podílet, budeme pravdu rádi. Rádi bychom modul nastavili tak, aby si prakticky každý oddíl mohl zadat jemu vyhovující data (někdo platí jednou ročně, někdo po pololetích, někdo má jednu sazbu, jiné vícero apod.)

 

Máte-li jakékoliv dotazy k programu, napište na tomas.hurt@crdm.cz a dostanete podrobnější várku informací. Nejlepší je ale nové ESO ihned vyzkoušet!

 

Tomek Hurt  se těší na spolupráci a Vaše podněty… a za LLM se těší hospodář, kterému ušetříte práci :-)

 

 

Eva Weislová